Stratégie institutionnelle – Gestion des données de recherche du CIUSSS NIM

1. Introduction

Contexte

La stratégie institutionnelle en gestion des données de recherche (GDR) du Centre de recherche du CIUSSS du Nord de l’Île de Montréal (CRCIUSSSNIM) s’inscrit dans le cadre des exigences établies par la Politique des trois organismes de recherche fédéraux—les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH)—publiée en mars 2021^¹. Cette politique a pour objectif de promouvoir des pratiques exemplaires en matière de gestion et de gérance des données de recherche, afin de soutenir une recherche responsable, sécurisée et accessible.

Les trois organismes reconnaissent que la gestion rigoureuse des données de recherche est essentielle pour garantir l’excellence et l’intégrité de la recherche, tout en maximisant l’impact des fonds publics. Ils encouragent l’adoption des principes FAIR² (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), qui assurent que les données soient facilement repérables, accessibles, interopérables et réutilisables, tout en respectant les normes éthiques, juridiques et commerciales.

Le CRCIUSSSNIM s’engage à élaborer une stratégie de GDR adaptée à ses besoins institutionnels, en soutenant les chercheurs dans la gestion efficace de leurs données et en promouvant la réutilisation des données lorsque cela est possible. Cette stratégie tiendra compte de la diversité des pratiques disciplinaires et respectera les principes de gouvernance des données propres aux communautés des Premières Nations, des Métis et des Inuits, conformément au principe du consentement libre, préalable et éclairé.

Ce document définit la vision du CRCIUSSSNIM pour la gestion des données de recherche, en détaillant les actions prévues sur une période de cinq ans. Il servira de cadre pour le développement des politiques et services liés à la GDR, et sera révisé régulièrement pour s’adapter aux évolutions des besoins et des pratiques. Des indicateurs de succès seront mis en place pour mesurer l’impact et l’avancement de cette stratégie.

Définitions

Les orientations stratégiques du CRCIUSSSNIM s’appuient sur une vision interdisciplinaire, multisectorielle et intersectorielle de la recherche. Reconnaître que les données de recherche constituent une richesse importante pour l’avancement de la recherche et l’accélération du transfert de ses résultats vers les milieux preneurs. L’adoption de meilleures pratiques de GDR applicables au sein du CRCIUSSSNIMN est donc cruciale pour l’atteinte de ses objectifs. Puisque les activités au sein du CRCIUSSSNIM touchent plusieurs domaines et secteurs de recherche, il est important que cette stratégie supporte divers types de données. La Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche³ fournit plusieurs définitions générales :

• Données : Les données sont des faits, des mesures, des enregistrements ou des observations recueillies par des chercheurs et d’autres personnes, assortis d’une interprétation minimale de leur contexte. Les données peuvent être présentées sous n’importe quelle forme et sur des supports variés (texte, chiffres, symboles, illustrations, films, vidéos, enregistrements sonores, reproductions picturales, dessins, croquis ou autres représentations graphiques, manuels de procédures, formulaires, schémas, diagrammes, descriptions d’équipement, fichiers de données, algorithmes de traitement, logiciels, langages de programmation, codes et statistiques).
• Données de recherche : Les données de recherche sont des données qui sont utilisées en tant que sources principales à l’appui d’une enquête technique ou scientifique, d’une recherche, de travaux d’érudition ou de pratiques créatives et qui sont utilisées comme éléments de preuve dans un processus de recherche ou qui sont communément acceptées au sein de la communauté de recherche comme nécessaires pour valider les conclusions et les résultats de recherche. Les données de recherche peuvent être des données expérimentales, des données d’observation, des données opérationnelles, des données de tierces parties, des données du secteur public, des données de surveillance, des données traitées ou des données réaffectées. La définition des données de recherche pertinentes est très souvent contextuelle et la détermination de ce qui compte comme tel devrait être guidée par les normes disciplinaires.
  • Les données issues des études réalisées au CRCIUSSSNIM sont variées, couvrant la recherche fondamentale, translationnelle, clinique, et sociale. Les données proviennent de mesures, enregistrements, de questionnaires ou observations recueillis sur des participants ou modèles expérimentaux, en clinique, en laboratoire, sur des populations, lors de tests et examens divers, et même lors de simulations. Elles se présentent sous de multiples formats : numériques, papier, multimédia, programmatiques et autres.
• Gestion des données de recherche (GDR) : La gestion des données de recherche désigne les processus appliqués tout au long du cycle de vie d’un projet de recherche pour guider la collecte, la documentation, le stockage, le partage et la conservation des données de recherche. La gestion des données de recherche est essentielle tout au long du cycle de vie des données – de la création, du traitement, de l’analyse de la conservation, du stockage et de l’accès, au partage et à la réutilisation (s’il y a lieu), après quoi, le cycle redémarre. La gestion des données devrait être exercée pendant toute la durée de vie des données, notamment la planification de l’enquête, la réalisation de la recherche, la sauvegarde des données au fur et à mesure qu’elles sont créées et utilisées, la diffusion des données et la conservation à long terme des données une fois l’enquête terminée.
  • La GDR est un ensemble d’actions posées au cours d’un projet de recherche qui permet de mieux organiser le stockage, la documentation, le partage et la conservation des données de recherche. La  GDR au CRCIUSSSNIM doit être adaptée au type, au format et à la sensibilité des données.
• Dépôt des données de recherche : Un dépôt numérique pour les données de recherche qui assure le stockage, la conservation et la curation sécuritaires des données, et donnent un accès convenable aux données pour autant que les exigences éthiques, culturelles, juridiques et commerciales le permettent, et conformément aux principes FAIR et aux normes disciplinaires.
• Plan de gestion de données (PGD) : Un plan de gestion de données est un document évolutif qui est élaboré dès le début d’un projet de recherche et qui comprend la planification de nombreux éléments, y compris la façon d’organiser les données, l’entreposage des données, les considérations juridiques et éthiques, le partage des données, et le dépôt des données à long terme. Pour plus d’information, le CRCIUSSSNIM met à la disposition de sa communauté un guide pouvant aider à l’élaboration d’un PGD.

Gouvernance et supervision

La stratégie institutionnelle de GDR a été conçue et rédigée par la Direction de la Recherche et de l’Innovation (DREI), en collaboration avec le comité de valorisation des données du CIUSSS NIM. Ceux-ci ont eu pour mission d’adapter la stratégie et la politique institutionnelles aux besoins spécifiques, à l’environnement et à la taille de l’établissement. Ce groupe est également chargé de la diffusion de la stratégie et d’assurer l’implantation et le suivi de cette stratégie dans les années à venir.

Dans l’optique d’une gouvernance inclusive, le CRCIUSSSNIM reconnait la souveraineté et la gouvernance des données des Premières Nations, des Inuits et des Métis selon le respect des principes tels que CARE⁴ (« Collective Benefit » (avantage collectif), « Authority to Control » (pouvoir   de   contrôle), « Responsibility » (responsabilité), « Ethics » (éthique) et PCAP⁵ (« Propriété,  Contrôle,  Accès  et  Possession »).  Les projets de recherche se déroulant en partenariat avec les communautés autochtones doivent respecter les exigences, pratiques et principes relatifs aux données de recherche produites par ces collectivités ou recueillies auprès d’elles.

Principes directeurs

La GDR au CRCIUSSSNIM repose sur plusieurs principes essentiels, garantissant une gestion rigoureuse et éthique des données, tout en maximisant l’impact scientifique et en protégeant les droits des participants.

• Confidentialité, sécurité et science ouverte : Les données doivent être protégées contre toute divulgation non autorisée, conformément aux lois et règlements sur la protection des renseignements personnels. Dans la mesure du possible, elles seront partagées de manière sécurisée pour favoriser la collaboration scientifique, tout en respectant la confidentialité et en facilitant la dissémination des résultats pour maximiser l’impact de la recherche.
• Conservation et documentation à long terme : Les données doivent être archivées et conservées dans des conditions appropriées, garantissant leur intégrité et leur accessibilité à long terme. Chaque jeu de données sera accompagné d’une documentation détaillée, assurant leur réutilisation appropriée par d’autres chercheurs et contribuant ainsi à la transparence et à la reproductibilité de la recherche.
• Soutien et collaboration : Le CRCIUSSSNIM assume un rôle clé dans le soutien à long terme des chercheurs et des communautés de recherche en répondant aux exigences de GDR. Cela inclut le développement de collaborations avec des partenaires académiques et externes, essentiels pour garantir un environnement de recherche propice à l’innovation et à l’adoption des meilleures pratiques de gestion des données.
• Conformité avec les normes locales et nationales : La stratégie de GDR s’aligne avec les normes et politiques locales et nationales en matière de gestion des données et de cybersécurité. Elle met en œuvre les balises et politiques favorisant les meilleures pratiques tout en assurant la conformité avec les exigences réglementaires.

Portée

Le CRCIUSSSNIM s’engage, sur les cinq prochaines années, à développer des infrastructures, outils, procédures et protocoles de soutien et de formation pour permettre à l’ensemble de ses chercheurs, ainsi qu’à leurs équipes d’employés et d’étudiants, de gérer leurs données de recherche selon les normes les plus élevées. Pour simplifier, le terme « chercheur » est utilisé dans le reste du document pour désigner l’ensemble de la communauté de recherche affiliée au CRCIUSSSNIM.

2. Stratégie institutionnelle de gestion des données de recherche du CRCIUSSSNIM

Les organismes subventionnaires fédéraux exigent que chaque établissement de recherche admissible développe une stratégie de GDR qui soit accessible au public. Cette stratégie doit non seulement reconnaître les données comme un résultat clé de la recherche, mais aussi appuyer les chercheurs dans l’établissement de pratiques de gestion conformes aux obligations éthiques, juridiques et commerciales. Elle doit également promouvoir l’importance de la gestion des données auprès des chercheurs, du personnel et des étudiants, et fournir un accès aux services de dépôt et aux plateformes de conservation des données. En outre, la stratégie doit tenir compte des principes spécifiques pour la gestion des données liées aux Premières Nations, aux Métis et aux Inuits, et être régulièrement mise à jour pour refléter l’évolution des pratiques et infrastructures institutionnelles.

Politiques et procédures de l’établissement

Le CRCIUSSSNIM regroupe de nombreuses politiques, procédures, directives et processus institutionnels, plusieurs abordent différents aspects de la GDR. La création et le maintien d’une politique, d’une procédure et d’un cadre de référence solides pour la GDR seront essentiels afin de simplifier le support de notre communauté de recherche et répondre à nos obligations institutionnelles.

• État des lieux :
  • Politiques et procédures de l’établissement en matière de GDR : Une trousse d’outils est en cours d’élaboration par le comité de valorisation de données et le comité de formation. Cette trousse inclura, entre autres, une politique de gestion unifiée de l’information et des documents, un plan de classification officiel, un calendrier des délais de conservation, et les bonnes pratiques d’appellation des documents. Des discussions sont en cours au sein de divers comités pour définir une approche appropriée en ce qui concerne le partage des données, la propriété intellectuelle, l’accès ouvert aux publications, et le retour des résultats aux participants et à la communauté. Le CRCIUSSS NIM n’a pas de politique de destruction de données.
  • Procédures et directives relatives à la planification de la gestion des données : Le comité d’éthique de la recherche et le conseil d’administration du CIUSSSNIM ont adopté une politique concernant les banques de données et de matériel biologique à des fins de recherche (PO-12-010). Cette politique inclut un modèle de protocole pour guider les chercheurs dans la planification de la gestion des données et du matériel de leurs banques. Les plans de gestion des données (PGD) sont cruciaux dès le début de tout projet de recherche pour garantir l’adoption des bonnes pratiques tout au long du projet. Un guide de PGD a été rédigé pour soutenir cette démarche.
  • Politiques et procédures de sécurité et d’évaluation des risques : Des politiques sont en place pour encadrer la cybersécurité au CIUSSSNIM et se conformer aux normes strictes imposées par le MSSS. En outre, pour la recherche clinique, des procédures ont été élaborées par le Comité d’Éthique de la Recherche pour minimiser les risques à chaque étape de chaque projet. Suite à l’adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q. 2021, c. 25) puis de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, nous avons mis en place un comité pour l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour tout projet nécessitant un accès aux renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées.
  • Plan de communication et de sensibilisation : La communication sur la gestion des données de recherche se fait actuellement via des notes de service, le site web, l’assemblée des chercheurs, et les réunions des coordonnatrices de recherche. Bien qu’un plan de communication et de sensibilisation formel n’ait pas encore été établi, ces mécanismes servent à diffuser les informations pertinentes sur les politiques et les bonnes pratiques de GDR.

• Objectifs pour les cinq années à venir :
  • Objectif 1 : Renforcer la gouvernance de GDR
    • Action 1.1 : Réviser les politiques, procédures et directives existantes afin de déterminer si des mises à jour ou ajouts sont nécessaires pour répondre adéquatement aux préoccupations en matière de GDR. Ceci pourrait inclure une politique de destruction des données ;
    • Action 1.2 : Créer un plan de sensibilisation sur la GDR en contexte de recherche avec les Premières Nations, Inuits, ou Métis afin d’assurer que les principes CARE et/ou PCAP soient compris et respectés et de maintenir au plus haut les exigences en matière de gestion des données autochtones en recherche;
    • Action 1.3 : Veiller à ce que toutes les politiques, pratiques et procédures liées à la GDR soient conformes à la sécurité des données;
    • Action 1.4 : Finaliser la stratégie d’adoption d’un modèle de science ouverte basée sur les principes FAIR pour encourager la transparence et la reproductibilité des résultats de recherche.
  • Objectif 2 : Sensibiliser la communauté de recherche aux politiques et procédures en place pour faciliter leur mise en pratique
    • Action 2.1 : Mettre en place une plateforme interne permettant une consultation aisée des documents institutionnels et regroupant tous les documents, politiques, procédures et offres de formation entourant la GDR ;
    • Action 2.2 : Établir un plan de communication et de sensibilisation afin de s’assurer que les chercheurs connaissent et comprennent les politiques et procédures en place ;
    • Action 2.3 : Attribuer à une personne ressource la responsabilité de ce volet afin de soutenir les chercheurs dans leurs démarches ;
    • Action 2.4 : Encadrer l’accueil des nouveaux arrivants au CRCIUSSSNIM (étudiants, stagiaires postdoctoraux, chercheurs, etc.) pour assurer la bonne connaissance des politiques, procédures et offres de formation entourant la GDR CRCIUSSSNIM.

Infrastructure de TI

L’infrastructure des technologies de l’information qui prend en charge la GDR est sous la responsabilité conjointe de la direction de la recherche et innovation et de la direction des ressources des technologies de l’information du CIUSSSNIM. Nous travaillons également en collaboration avec d’autres partenaires, tels que l’Alliance de recherche numérique du Canada, afin de fournir une base solide de services à notre communauté de recherche. Ces services comprennent le stockage sécurisé des données de recherche, une gamme de services de calcul haute performance et un espace de travail numérique collaboratif. Comme la technologie et les besoins des chercheurs évoluent, le CRCIUSSSNIM doit être en mode veille pour s’adapter à cette évolution.

• État des lieux :
  • Accès/ authentification/autorisation : L’accès à tous les systèmes de stockage des données dans l’enceinte du CIUSSSNIM est sécurisé selon les normes définies par le cadre de cybersécurité du CIUSSSNIM. Il est toutefois important de mentionner que le stockage existant étant insuffisant, les chercheurs ont recours à des ressources alternatives qui ne sont pas toujours optimales.
  • Calcul haute performance : Au CRCIUSSSNIM, certains groupes ont acquis des actifs informationnels leur fournissant accès à du calcul haute performance au sein de l’institution. Toutefois, cette capacité est limitée et l’accès principal à de la puissance de calcul se fait via l’Alliance de recherche numérique du Canada.
  • Stockage actif : L’espace mis à notre disposition dans l’infrastructure du CIUSSSNIM pour stocker les données de recherche est optimal pour stocker les données sensibles mais n’est pas suffisant et arrive à ses limites. Afin de répondre aux besoins croissants, il serait pertinent d’exploiter les universités espaces de stockage dans les universités, qui disposent souvent d’infrastructures de stockage étendues et adaptées à la recherche.
  • Espace de travail numérique collaboratif : L’outil de collaboration Teams (MS365) est disponible pour tous les chercheurs au sein du CRCIUSSSNIM. Des collaborations peuvent être établies avec des chercheurs d’autres établissements qui utilisent également MS365.
  • Dépôt pour la consignation de données : Le dépôt des données peut se faire via la plateforme Borealis (Dataverse canadien) fournie par nos partenaires académiques (ex. Université de Montréal⁶) ;
  • Préservation / stockage d’archives : Le CRCIUSSSNIM n’a pas de politique de destruction de données, permettant ainsi un stockage et des sauvegardes (locales et hors site) pour une durée indéterminée. Cependant, les sauvegardes sont effectuées sur une période de 15 mois, ce qui signifie que tout fichier supprimé depuis plus de 15 mois sera définitivement perdu.
• Objectifs pour les cinq années à venir :
  • Objectif 3: Renforcer l’infrastructure informatique liée à la GDR
    • Action 3.1 : S’assurer d’avoir le personnel nécessaire pour venir en support aux équipes de recherche ;
    • Action 3.2 :  Optimiser et augmenter l’espace de stockage en différenciant l’espace dédié aux données sensibles, et celui dédié à l’archivage ;
    • Action 3.3 : Valider, rassembler, et rendre accessible les informations sur les ressources existantes permettant l’entreposage des données de recherche.
  • Objectif 4 : Entretenir les collaborations avec les partenaires
    • Action 4.1 : Maximiser les partenariats externes dans le but de mieux soutenir les chercheurs dans les différents aspects de la technologie de l’information en lien avec la GDR (dépôt, archivage, données volumineuses et puissance de calcul).

Services de soutien

Les services de soutien à la GDR sont présentement assurés par le service documentaire du CIUSSS NIM et par le personnel de soutien scientifique de la DREI.

• État des lieux :
  • Consultation générale sur la GDR : Un sondage a été fait auprès de notre communauté scientifique pour comprendre l’état des lieux et des besoins en termes de GDR. Il en est ressorti, notamment, des besoins de formation, de documentation claire et de sensibilisation. Ce sondage a de plus permis d’identifier les pratiques actuelles en matière de GDR. C’est en parti à l’aide de ce sondage que nous avons réussi à cibler certaines actions décrites dans cette stratégie.
  • Information sur la PGD : Un guide explicatif a été rédigée pour aider à la rédaction d’un PGD. Celui-ci sera disponible sous peu sur le site Web du CRCIUSSSNIM. Un modèle de PGD est aussi disponible en ligne sur les sites de nos partenaire (ex. Université de Montréal). D’autres documents de soutien sont en préparation.
  • Formation et consultation en curation des données : Une formation ou un atelier sur les bonnes pratiques en GDR (codage, collecte, partage et réutilisation) est en réflexion. Nous anticipons qu’une formation continue de notre personnel encadrant sera nécessaire avant de pouvoir l’élaborer. Nous répondons dans la mesure de nos capacités aux demandes de consultation en curation des données et/ou renvoyons les chercheurs vers les bonnes ressources (ex. bibliothécaire en GDR de l’Université de Montréal). Des documents de soutien sur les métadonnées et sur les fichiers «Lisez-moi» sont en cours de préparation.
  • Formation et consultation sur les logiciels liés à la GDR : Nous n’avons pas, à ce jour, le personnel nécessaire pour envisager un tel service et n’avons pas exploré de quels types de logiciels nos chercheurs auraient besoin. Lorsque nous avons de telles demandes, nous renvoyons nos chercheurs vers les services de nos partenaires académique (ex. Université de Montréal).
• Objectifs pour les cinq années à venir
  • Objectif 5 : Accroître la gamme de formations liées à la GDR, en mettant l’accent sur les PGD et la curation des données
    • Action 5.1 : Recenser l’offre de formations ou d’ateliers existants ;
    • Action 5.2 : Évaluer les besoins et mettre en place les formations ou ateliers manquants et requis ;
    • Action 5.3 : Utiliser les formations existantes chez nos partenaires et les rendre accessibles à notre communauté de recherche (ex. l’Alliance de recherche numérique du Canada⁷ offre une gamme de documents de formation, vidéos, guides et webinaires) ;
    • Action 5.4 : Mobiliser les compétences et ressources existantes au sein des équipes de recherche et faciliter les échanges.
  • Objectif 6 : Augmenter l’offre de services de soutien liés à la GDR, en mettant l’accent sur les PGD et la curation des données
    • Action 6.1 : Mettre en place un service de consultation dédié à la GDR, incluant une personne ressource et les outils et ressources nécessaires pour que les équipes obtiennent dans un délai raisonnable des réponses à leurs questions ;
    • Action 6.2 : Rendre accessible, à l’interne ou en partenariat, des ressources favorisant les bonnes pratiques en GDR : Assistant PGD⁸, Cahier de laboratoire électronique et outils de partage des données de recherche.

3. Implantation de la stratégie

La mise en œuvre de cette stratégie sera suivie et ajustée de manière continue pour s’adapter aux évolutions des exigences réglementaires et des meilleures pratiques en GDR. Un processus de révision périodique sera établi pour s’assurer que la stratégie reste pertinente et efficace.

Des indicateurs de performance mesurables seront définis et régulièrement mis à jour pour évaluer l’efficacité de l’implantation. Ces indicateurs permettront de mesurer les progrès dans des domaines clés tels que l’adoption des outils de GDR, le respect des protocoles de sécurité des données, et l’engagement des chercheurs dans l’application des meilleures pratiques.

Un rapport annuel sera produit pour documenter les avancées, identifier les défis rencontrés, et proposer des ajustements nécessaires. Ce rapport sera partagé avec l’ensemble des parties prenantes pour assurer une transparence et une collaboration continues dans l’amélioration de la GDR au CRCIUSSSNIM.

4. Ressources

1. Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche : https://science.gc.ca/site/science/fr/financement-interorganismes- recherche/politiques-lignes-directrices/gestion-donnees-recherche/politique-trois- organismes-gestion-donnees-recherche

2. Les principes FAIR : https://doranum.fr/enjeux-benefices/principes-fair_10_13143_z7s6- ed26/

3. Définitions – Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche : https://science.gc.ca/site/science/fr/financement-interorganismes- recherche/politiques-lignes-directrices/gestion-donnees-recherche/politique-trois- organismes-gestion-donnees-recherche-foire-aux-questions

4. The CARE Principles for Indigenous Data Governance : https://www.gida-global.org/care

5. Les principes de PCAP® des Premières Nations :  https://fnigc.ca/fr/les-principes-de- pcap-des-premieres-nations/

6. Borealis, Université de Montréal :  https://borealisdata.ca/dataverse/montreal

7. Ressources de formation de l’Alliance de recherche numérique du Canada : https://alliancecan.ca/fr/services/gestion-des-donnees-de-recherche/apprentissage-et- ressources/ressources-de-formation

8. Assistant PGD de l’Alliance de recherche numérique du Canada : Bienvenue sur l’Assistant PGD.